Queremos ser mais produtivos, entregar mais, gerar mais valor, nos organizarmos melhor. Mas como atingir esses objetivos?
Compilamos 10 práticas para aumentar a produtividade, que realmente foram testadas e validadas.
10. Priorize as tarefas que realmente geram maior valor produtivo
Pensando nas mais diversas áreas da sua vida, seja mente, corpo, carreira, finanças, diversão, emoções, relacionamento ou qualquer outra que você pensar, a realidade é que são poucas as tarefas que geram benefícios reais e de maior impacto.
Quer um exemplo? No seu trabalho provavelmente são poucas as atividades que respondem por cerca de 80% a 90% de todo valor que você gera para quem você trabalha (ou para seu próprio negócio se você trabalha para si próprio). Pense nisso: 2 ou 3 atividades respondendo por quase todo valor que você entrega.
Uma das melhores maneiras de aumentar a sua produtividade é identificar quais são as tarefas que mais vão te ajudar a alavancar valor em sua vida, pois elas são as que terão maior retorno sobre o tempo, energia e dedicação investidos.
9. As 3 maiores dicas de produtividade são também as mais clichês
Muitas vezes por trás de cada clichê há uma verdade poderosa e, por isso, acabamos repetindo esse clichê muitas vezes. E isso também vale para conselhos sobre produtividade!
Apesar da inúmera quantidade de técnicas de produtividade e hábitos de produtividade, no final das contas, 3 técnicas são as que acabam funcionando melhor:
- Comer bem
- Dormir bem
- Praticar exercício físico
Esses conselhos são repetidos tantas vezes que perdem quase todo o seu significado. Mas pode acreditar: nada melhora mais a sua administração de tempo, energia e atenção, e sua produtividade em geral como resultado, do que comer bem, dormir o suficiente e se exercitar.
8. Questione alguns conselhos de prateleira sobre produtividade
Existem alguns conselhos que funcionam bem para a maioria das pessoas, como aqueles que mencionamos anteriormente e alguns outros: comer bem, dormir o suficiente, praticar exercícios e meditar – mas também existem exceções para cada regra.
Não há problema em não seguir a sabedoria convencional se alguma outra coisa funcionar melhor para você.
Você consegue produzir mais quando não acorda às 5:30 todas as manhãs (ou quando não faz parte do “5AM Club”)? Então durma até mais tarde! Você começa a entregar mais quando não faz sua tarefa mais importante logo de manhã e, em vez disso, responde a vários e-mails? Então responda seus e-mails!
Geralmente há uma quantidade de verdade por trás de cada conselho de produtividade e sabedoria convencional, mas também há uma tonelada de técnicas de produtividade que simplesmente não funcionarão para você.
Todo mundo pensa de maneira diferente e tem prioridades diferentes, portanto, nenhum conselho de produtividade funcionará perfeitamente para 100% das pessoas, 100% do tempo.
Não se preocupe em ignorar certos conselhos de produtividade se alguma outra coisa funciona melhor para você. Afinal, você está justamente buscando resultados seus.
7. Formar hábitos bons te torna mais produtivo automaticamente
Uma das melhores maneiras de se tornar mais produtivo é converter comportamentos novos e que sejam produtivos em hábitos, para que você os faça automaticamente.
De acordo com Charles Duhigg, autor do excelente livro “O Poder do Hábito“, em torno de 40 a 45% de nossas atividades diárias são hábitos automáticos.
A formação de hábitos não é fácil e, às vezes, leva alguns meses para que você consiga integrar um novo hábito à sua vida, mas, quando um novo comportamento se torna um hábito, você automaticamente se eleva para se tornar mais produtivo. É um esforço inicial que vale a pena.
Leva semanas ou até meses para se criar hábitos novos como acordar cedo ou mudar a forma de comer, mas depois que isso se torna fundamental na sua vida fica automático e, consequentemente, muito mais fácil, fazendo parte dos seus demais hábitos automáticos.
Sabemos que formar novos hábitos não é fácil, especialmente quando você precisa de muita força de vontade para mudar seu comportamento no início, mas as coisas ficam progressivamente mais fáceis à medida que você avança, até que você finalmente se torna mais produtivo de forma automática. Não deixe que o trabalho inicial de formação do hábito te desanime de buscar uma maior produtividade!
6. Os 3 ingredientes da produtividade são o tempo, energia e atenção
De forma geral a busca pela produtividade acaba podendo ser classificada em 3 áreas principais: como gerenciar melhor seu tempo, como gerenciar melhor sua energia e como administrar melhor sua atenção.
Todos esses três ingredientes são absolutamente essenciais se você quiser ser produtivo diariamente. Algumas pessoas têm uma quantidade incrível de energia e foco, mas não são boas em administrar seu tempo, por isso não trabalham nas coisas certas e acabam não conseguindo fazer muita coisa. Algumas pessoas são ótimas em administrar seu tempo e têm muita energia, mas estão constantemente distraídas, então elas procrastinam e não realizam muita coisa. Algumas pessoas são super focadas e sabem gerir bem o seu tempo, mas não conseguem gerir sua energia, por isso vão se arrastando e não conseguem fazer muita coisa.
As pessoas produtivas sabem como gerenciar efetivamente todos os três.
5. Não existe um único grande segredo de produtividade, mas existem centenas de táticas
Se existe um único grande segredo para se tornar mais produtivo, ainda não o descobrimos. Quem encontrar, por favor nos conte nos comentários.
Mas com certeza existem centenas de táticas que podem ser usadas para gerenciar melhor seu tempo, energia e atenção.
A produtividade é, em grande parte, um conceito holístico, caracterizado pela compreensão de suas partes interconectadas. Existem centenas (se não milhares) de fatores que contribuem para o quanto você faz todos os dias, cada um de acordo com a capacidade de gerenciar seu tempo, energia e atenção.
Não há um segredo para se tornar mais produtivo – existem centenas. Teste aqueles que melhor funcionam para você e que fazem mais sentido para os pontos que mais precisa melhorar em sua produtividade.
4. Trabalhar demais pode acabar com sua produtividade
Parece contraditório pois em tese quanto mais trabalhamos, mais produzimos. Porém, trabalhar demais estraga a produtividade.
Vemos pessoas que já fizeram experimentos de produtividade, trabalhando 90 horas por semana durante um mês, alternando entre trabalhar 90 horas por semana e 20 horas na semana seguinte. Essas pessoas descobriram que trabalharam a mesma quantidade nas duas semanas, de 90 e 20 horas, por uma simples razão: quando limitaram quanto tempo gastavam em uma tarefa, se forçavam a investir mais atenção em menos tempo para que pudessem terminar a tarefa no tempo limitado que tinham. Quando tinham mais tempo para realizar o trabalho, nas semanas mais longas, tendiam a procrastinar mais, a trabalhar em atividades de baixo retorno e a perder mais tempo.
O que acontece quando você trabalha demais e joga muita energia em uma tarefa? Você muitas vezes cai numa situação de burn out (curiosamente não parece existir nenhum efeito adverso ao se dar mais atenção a uma tarefa, embora em geral sua atenção e seus níveis de energia frequentemente aumentem e diminuam em conjunto).
Pense na energia como um combustível que você queima durante o dia para realizar o trabalho. Quando você coloca mais energia no seu trabalho sem investir tempo para recarregar ou nutrir seus níveis de energia ao longo do caminho – como fazer exercícios, fazer pausas, comer bem ou investir em estratégias eficazes de alívio do estresse – você ficará sem combustível e será consumido.
Trabalhar excessivamente destrói completamente sua produtividade, pois isso lhe tira dois dos seus recursos mais valiosos: tempo e energia.
3. A melhor maneira de se sentir motivado é saber o porquê de querer fazer algo
As pessoas mais motivadas (e produtivas) são aquelas que constantemente questionam o porquê estão fazendo o que estão fazendo.
Quando você se concentra em simplesmente fazer mais coisas, ao invés de fazer coisas que estejam alinhadas com seus valores e em que você acredita, você pode ser capaz de se esforçar para ser produtivo a curto prazo, mas a longo prazo você vai se sentir muito menos satisfeito e produtivo.
A chave é determinar o que você valoriza e o que mais o motiva e depois assumir tarefas e responsabilidades que se ajustam a esses quesitos.
Só porque você está constantemente ocupado e produz muito, isso não significa que você é produtivo – na verdade, eu diria que provavelmente é o oposto. Produtividade não é sobre o quanto você faz, é sobre alcançar os resultados mais importantes para você.
Quando você sempre sabe o porquê está fazendo algo, ficará muito mais motivado e produtivo.
2. Tornar-se mais produtivo é inútil se você não for gentil com você mesmo no processo
A razão pela qual ser gentil com você mesmo quando se busca a produtividade é importante é que muitas vezes essa é a parte com a qual mais lutamos quando queremos ser produtivos.
Muitas vezes acreditamos que para sermos produtivos precisamos colocar tudo de nós nisso e, como consequência, acabamos nos pressionando demais. É legal no começo, ficamos apaixonados pelo tema e nos entregamos bastante, mas isso pode nos tornar muito duros conosco mesmos, querendo resultados cada vez maiores e isso faz com que a diversão sobre ser mais produtivo diminua.
Tornar-se mais produtivo não acontece sem esforço – você precisa se pressionar para ter um desempenho melhor – mas no processo é muito fácil passar do limite e ser duro ao extremo consigo mesmo enquanto tenta fazer mudanças positivas em sua vida.
Seja gentil consigo mesmo enquanto busca uma entrega maior. Quando a maioria das coisas que você diz para si próprio é negativa, o caminho provavelmente não está legal e você deve buscar ser mais gentil, até porque você está buscando tornar-se um ser humano melhor e isso também envolve ser legal consigo próprio.
1. Produtividade não é sobre o quanto você produz, mas sobre quanto você realiza
Quando começamos nossa busca por produtividade é normal queremos ter dados numéricos sobre o que fazemos: quantas palavras escrevemos, quantos itens eliminamos da nossa lista de tarefas, quantos relatórios criados e assim por diante.
Acabamos acreditando que números são resultados de produtividade. Mas isso não é verdade.
A não ser que você seja uma fábrica, medir sua produtividade apenas pela quantidade de entregas é uma forma muito superficial e limitada de avaliar seu sucesso.
Na verdade, se você for criativo e produtivo pode ser que consiga transformar 4 tarefas em 1 que resolva o mesmo problema e aí, se tudo que você estiver medindo for quantidade, vai parecer que foi menos produtivo, quando na verdade foi mais. Entendeu o paradoxo?
Quando se diz respeito à produtividade pessoal, deixe as estatísticas em segundo plano e entenda que produtividade não é sobre o quanto você produz, mas sobre o quanto você realiza, ou seja, a que resultado você chega.
É importante que você foque em executar tarefas que tragam retornos e tenham significado para você e também é importante que você saiba como gerenciar seu tempo, energia e atenção para ter os recursos de que precisa para fazer mais.
No final do dia, quando você não tem mais tempo, energia ou atenção, a única coisa que lhe resta é o que você teve de resultado e a diferença que você fez no mundo porque você fez algo valioso com um dia da sua vida.
É sobre isso que se trata a produtividade. Busque a sua com significado!